Privatssphäre und Datenschutz - Mitarbeiter und Kandidaten

 

Die Inhalte des vorliegenden Dokuments beziehen sich in gleichem Maße auf Frauen und Männer. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird jedoch die männliche Form für alle Bezeichnungen gewählt. Die weibliche Form wird dabei stets mitgedacht. Eine Ausnahme bilden die Inhalte, welche ausdrücklich auf Frauen bezogen sind.
 
Inkrafttreten: Mai 2018
 
Liebe Mitarbeiter und Kandidaten,
 
Antalis ist verpflichtet, die persönlichen Daten der Personen zu schützen, die Teil unserer Organisation sind oder die Möglichkeit in Betracht ziehen, Teil unserer Organisation zu werden. Antalis hat diese Datenschutzerklärung für Mitarbeiter und Kandidaten erstellt, mit dem Ziel, Sie über Ihre Rechte und die verschiedenen Initiativen von Antalis zum Schutz Ihrer persönlichen Daten zu informieren. Es ist wichtig, dass Sie die folgenden zehn Abschnitte lesen.
 

Inhaltsverzeichnis

  1. Umfang
  2. Für wen gilt diese Datenschutzerklärung
  3. Welche Informationen werden erfasst?
  4. Die Informationen, die wir sammeln und wie wir sie verwenden
  5. Datenspeicherung
  6. Internationale Übertragungen
  7. Offenlegungen
  8. Dienstanbieter
  9. Halten Sie Ihre Informationen auf dem neusten Stand
  10. Ihre Rechte

 

I. UMFANG

Antalis ("ANTALIS") ist eine französische Aktiengesellschaft (Société Anonyme) mit einem Stammkapital von 213.000.000 Euro, eingetragen im Registre du Commerce et des Sociétés von Nanterre unter der Nummer 410 336 069, mit Sitz in 92100 Boulogne- Billancourt (Frankreich), 8 Rue de Seine.
Die ANTALIS-Gruppe ist die führende Großhandelsgruppe für Papier, Verpackungslösungen und Produkte für die visuelle Kommunikation in Europa und weltweit (außerhalb der Vereinigten Staaten). Durch unsere Tochtergesellschaften sind wir der einzige Anbieter in unserer Branche mit einer internationalen Präsenz in 43 Ländern. Wir bieten eine der umfangreichsten und vielfältigsten Produkt- und Lösungspaletten auf dem Markt an und stellen unseren Kunden mittels unserer 123 Vertriebszentren auf der ganzen Welt ein hohes und bahnbrechendes Dienstleistungsniveau in Bezug auf Individualisierung, Know-how und Logistik zur Verfügung. Die DNA unseres Unternehmens basiert auf einer Reihe von Werten und Verhaltensweisen, die es unseren Mitarbeitenden ermöglichen, zu wachsen und sich in Richtung Exzellenz zu entwickeln.
Die Kontaktdaten unserer weltweiten ANTALIS-Gesellschaften finden Sie auf unserer Website unter www.antalis.com.
Als Teil unserer Unternehmenswerte nehmen wir den Schutz der Privatsphäre unserer Mitarbeitenden und Kandidaten sehr ernst. Daher verpflichtet sich Antalis, personenbezogene Daten verantwortungsbewusst zu sammeln, zu pflegen und zu nutzen. Die Bestimmungen der Datenschutzgesetze in der Europäischen Union und weltweit stellen ebenfalls strenge Anforderungen, daher sind wir entschlossen, diese einzuhalten.
 
Durch unseren Verhaltenskodex gibt ANTALIS für sich und unsere Unternehmensgruppe eine Erklärung ab, in der wir das grundlegende und unveräußerliche Recht jedes Einzelnen auf den Schutz seines Privatlebens und seiner persönlichen Daten anerkennen. Wir verpflichten uns, die notwendigen Verfahren durchzuführen, damit die Erhebung und Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten, die im Rahmen unserer Tätigkeit durchgeführt wird, im Einklang mit dem geltenden Recht und unter Achtung der Personen, der Sicherheit und der Vertraulichkeit ihrer Informationen erfolgt. Mehr dazu finden Sie auf unserer Website unter www.antalis.com.
 
Die ANTALIS-Gruppe hat an der Aktualisierung unserer Prozesse gearbeitet, um der EU-Verordnung 2016/679 über den Schutz personenbezogener Daten zu entsprechen, indem sie ein internes Datenschutzprogramm eingerichtet hat, und um einen einheitlichen Standard in der gesamten ANTALIS-Gruppe bei der Erhebung, Verwendung und Verwaltung personenbezogener Daten zu fördern.
Der oder die für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten Verantwortliche sind die Firma ANTALIS oder die Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten und/oder ANTALIS, die im Folgenden als ANTALIS bezeichnet werden.
 
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Informationen über unsere Mitarbeiter und Kandidaten für eine Position in der Gruppe sammeln, verwenden und offenlegen können und beschreibt die Rechte, die Sie in Bezug auf Ihre eigenen persönlichen Daten haben können. Die folgenden Informationen sollen Ihnen helfen, den Zweck dieses Dokuments zu verstehen. Bitte lesen Sie es sorgfältig durch!
 
II. FÜR WEN GILT DIESE DATENSCHUTZERKLÄRUNG?
 
Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter und Kandidaten von Antalis und unserer Unternehmensgruppe.
Im Folgenden definieren wir den Begriff "Mitarbeitender" wie folgt: eine Person, die für Antalis im Rahmen eines Arbeitsvertrags arbeitet oder integriert ist (einschließlich Auszubildende und Praktikanten).
 
III.  WELCHE INFORMATIONEN WERDEN ERFASST?
 
In diesem Datenschutzhinweis bezieht sich "persönliche Informationen" auf alle Informationen (elektronisch oder schriftlich) über eine Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch Bezugnahme auf einen Identifikator wie einen Namen, eine Identifikationsnummer, Standortdaten, einen Online-Identifikator oder einen oder mehrere Faktoren, die für die physische, physiologische, genetische, mentale, wirtschaftliche, kulturelle oder soziale Identität dieser Person spezifisch sind.
 
Dazu gehören auch spezielle Kategorien personenbezogener Daten ("Daten der besonderen Kategorie"), aus denen wir die rassische oder ethnische Herkunft einer Person, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen oder andere Überzeugungen ähnlicher Art, die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, körperliche oder geistige Gesundheit oder Zustand (einschließlich biometrischer und genetischer Daten), Sexualleben/Orientierung oder Gerichtsdaten (einschließlich Informationen über die Begehung   oder   angebliche   Begehung   einer   Straftat   und   jede   verhängte   Strafe)   ermitteln   oder   ableiten   können.
 
ANTALIS sammelt nur dann spezielle Kategoriedaten, wenn dies für einen der nachfolgend beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Weitere Informationen darüber, wann und warum wir dies tun müssen, finden Sie in Abschnitt 4 nachfolgend.
 
IV. DIE INFORMATIONEN, DIE WIR SAMMELN, UND WIE WIR SIE VERWENDEN
 
ANTALIS kann Ihre persönlichen Daten für verschiedene Zwecke verwenden, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben.
 
Wir verpflichten uns, nur die persönlichen Daten zu sammeln und zu verwenden, die für die Abwicklung und Verwaltung von Angelegenheiten vor, während und nach der Beschäftigung erforderlich sind. Antalis verwendet personenbezogene Daten für Geschäftsabläufe, Mitarbeiterentwicklung, Informationstechnologie, Verwaltungszwecke und wenn dies im Rahmen von Gerichts- oder Verwaltungsverfahren oder anderweitig durch geltendes Recht zum Schutz der Interessen von Antalis und Dritten erforderlich ist oder mit entsprechender Mitteilung, wie gesetzlich vorgeschrieben. Antalis kann Informationen über die Mitarbeitenden an Dritte zu Zwecken der Beschäftigung oder der Verwaltung von Vergütungs-, Leistungs- und Personalprogrammen von Antalis weitergeben.
 
Einer der Grundwerte unseres Unternehmens basiert auf Vertrauen. Daher können Sie auch weitere Informationen über den Zweck, die von uns gesammelten Informationen, die Quelle der Informationen und die von ANTALIS herangezogenen rechtlichen Befugnisse finden, indem Sie uns Ihre Anfragen an die folgende E-Mail-Adresse senden: dataprotection-HRHQ@antalis.com.
 
Identifikation und Lebenssituation
 
Bei ANTALIS sammeln und pflegen wir eine Vielzahl von Informationen über unsere Mitarbeitenden und Kandidaten, um einen Arbeitsvertrag oder eine Vereinbarung mit ihnen abzuschließen und unsere Verpflichtungen aus ihrem Arbeitsvertrag/Vereinbarung zu erfüllen. Die von uns gesammelten persönlichen Daten können einige oder alle der folgenden Angaben enthalten:

- Titel
- Vorname
- Nachname
- Andere(r) Name(n)
- E-mail
- Geschlecht
- Geburtsdatum
- Foto
- Anschrift
- Telefonnummer(n)
- Bankverbindung
- Kontaktdaten für den Notfall
- Sozialversicherungsnummer
- Nationalität
- Familienstand
- Nächste Angehörige
- Tätigkeitsfunktion
- Beschäftigungsart
- Abteilung
- Standort
- Mitarbeiter-ID
- Gehälter, Steuern und Beiträge
- Bonus / Provision
- Aufzeichnungen über Urlaub, Krankheit, Invalidität und sonstige Abwesenheit
- Pensionskassenaufzeichnungen
- Leistungsnachweise
- Disziplinar- und Beschwerdeakten
- Fahrzeugmarke(n)
- Fahrzeugnummer(n)
- Gewerkschaftsmitgliedschaft
 
 
Berufliche Laufbahn
 
Wir sind bestrebt, unsere derzeitigen und zukünftigen Mitarbeitenden dabei zu unterstützen, ihre Talente und Fähigkeiten im Rahmen ihrer Tätigkeit zu entwickeln. Daher können wir Details über ihre berufliche Laufbahn während ihrer Beschäftigung sammeln, um die Entwicklung und den beruflichen Werdegang der Mitarbeitenden zu fördern. Diese Daten können folgende Angaben beinhalten, sind aber nicht beschränkt auf:

- Lebenslauf
- Abschlusszeugniss(e)
- Referenzprüfsätze
- Referenzen vor der Einstellung
- Preise
- Schulungsunterlagen / Zertifizierungen
- Schätzungen
- Erfolgskontrollen
- Persönlicher Entwicklungsplan
- Talentberichte
- Entgeltrevisionen 
 
IT, Verbindungsdaten und Sicherheit
 
Wir glauben, dass Verantwortlichkeit und Exzellenz Hand in Hand gehen, daher kann ANTALIS, wenn es das geltende Recht erlaubt, Telefongespräche, die an die Netzwerke von ANTALIS gesendet oder von diesen empfangen werden, aufzeichnen und/oder überwachen, um unser Geschäft zu schützen und die Einhaltung unserer Richtlinien und relevanten gesetzlichen Bestimmungen zu überprüfen. Eine solche Aufzeichnung und/oder Überwachung erfolgt zu rechtmäßigen Geschäftszwecken und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften. Dies kann die folgenden Zwecke umfassen:
 
Aufnahme von Fakten (einschließlich der Umwandlung von Sprachnachrichten in einen Text)
Einhaltung der ANTALIS-Richtlinien und -Verfahren
Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften
Verhütung von kriminellen Aktivitäten / Aufdeckung und Ermittlung unberechtigter Nutzung
Überwachung der effektiven Nutzung und des Betriebs der Netzwerke und Systeme von ANTALIS
Schulung und Qualitätskontrolle
 
In unseren Räumlichkeiten kann Ihr Bild auf CCTV-Systemen aufgenommen werden, die von ANTALIS oder der Stelle, die unsere Räumlichkeiten verwaltet, betrieben werden. Gebäudezutrittskontrollsysteme können auch den Ort, die Uhrzeit und das Datum Ihrer Ein- und Ausfahrt aus unseren Liegenschaften erfassen.
 
Auf die folgenden Daten kann zugegriffen werden:

- IP-Adressen
- Protokolle
- Gesprächsaufzeichnungen
- Videoüberwachung 
- Metadaten
- Mail-Datensätze
 
Ortungsdaten
 
Für die Zwecke Ihres Arbeitsvertrages und Ihrer beruflichen Tätigkeit können wir Ihnen Werkzeuge/Ausrüstungen zur Verfügung stellen, wie z.B. Handy, Computer, Autos, Zugangsausweise, etc.
 
Die folgenden Daten können gesammelt werden:
 
- GPS-Tracking-Aufzeichnungen
- Handy-Tracking
- Geschäftsreise-Aufzeichnungen
 
Cookies
 
Wenn Sie unsere Websites nutzen, teilen wir Ihnen mit, dass diese Cookies und andere Web-Traffic-Analyse-Tools (z.B. Pixel Tracking, Google Analytics, etc.) verwenden. Bitte klicken Sie auf unsere Cookies Use Policy (Cookies-Nutzungsbedingungen), um weitere Informationen über die Verwendung dieser Tools zu erhalten.
 
V. DATENSPEICHERUNG

Seien Sie versichert, dass wir bei Antalis Ihre persönlichen Daten nicht länger speichern, als es für die Erfüllung unserer Verpflichtungen oder zur Erreichung der Zwecke, für die diese Informationen erhoben werden, erforderlich oder nach den geltenden Datenschutzgesetzen zulässig ist.
 
Zur Bestimmung der angemessenen Aufbewahrungsfrist berücksichtigen wir die Menge, Art und Sensibilität der Daten, das potenzielle Risiko einer Schädigung durch unbefugte Nutzung oder Weitergabe der Daten, die Zwecke, für die wir die Daten verarbeiten und ob wir diese Zwecke mit anderen Mitteln erreichen können, sowie die geltenden gesetzlichen Bestimmungen.
 
Möglicherweise müssen wir Informationen für einen längeren Zeitraum aufbewahren, um unsere gesetzlichen Rechte zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen, sowie für Archivierungs- und historische Zwecke. Soweit möglich und sinnvoll, werden personenbezogene Daten durch Entfernung, Ersetzung oder Sperrung von Daten, die eine Identifizierung ermöglichen, anonymisiert.
 
VI. INTERNATIONALE ÜBERTRAGUNGEN
 
Durch Ihren Beitritt oder Ihre Bewerbung bei Antalis sind Sie Teil eines engagierten internationalen Teams. Als global agierender Konzern haben wir, wie die meisten internationalen Unternehmen, bestimmte Aspekte unserer Personalverwaltung und der Aktenführung zentralisiert und unseren Mitarbeitern große Wachstumschancen eröffnet. Infolgedessen können Ihre persönlichen Daten außerhalb des Herkunftslandes (einschließlich Transfers außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes) übertragen und weltweit über ANTALIS abgerufen werden.
 
Vertrauen ist einer unserer TEAM-Werte, mit denen wir arbeiten. Deshalb werden wir alle notwendigen Sicherheits- und Rechtsvorkehrungen treffen, um die Sicherheit und Integrität Ihrer persönlichen Daten, die innerhalb von ANTALIS übertragen
 
 
werden, zu gewährleisten, um eine globale Übertragung von persönlichen Daten aus dem EWR in Übereinstimmung mit den geltenden europäischen Datenschutzgesetzen durch die Verwendung der gleichen Schutzstandards für persönliche Daten innerhalb von ANTALIS zu ermöglichen. Ihre persönlichen Daten werden daher unabhängig von unserem Standort innerhalb von ANTALIS gleichermaßen geschützt.
 
Bitte beachten Sie, dass Ihre persönlichen Daten auch von ANTALIS-Dienstleistern, die sich möglicherweise in anderen Ländern befinden, eingesehen werden können. Weitere Informationen finden Sie in Abschnitt 7 nachfolgend.
 
VII. OFFENLEGUNGEN 
 
ANTALIS kann Ihre persönlichen Daten (i) weitergeben, wenn dies für die angegebenen Zwecke erforderlich ist, einschließlich innerhalb von ANTALIS selbst; (ii) wenn dies nach geltendem Recht erforderlich ist; (iii) im Zusammenhang mit einer Reorganisation oder Fusion unserer Firma mit einer anderen Firma, (iv) wenn wir glauben, dass eine solche Offenlegung notwendig ist, um Vertragsbedingungen und andere Vereinbarungen durchzusetzen oder anzuwenden oder anderweitig die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit von ANTALIS zu schützen und zu verteidigen; (v) um einem Gerichtsverfahren, einem Gerichtsbeschluss oder einer anderen rechtlichen Verpflichtung oder einer behördlichen oder staatlichen Untersuchung nachzukommen; oder (vi) mit Ihrer Zustimmung.
 
Zu den Empfängern personenbezogener Daten von Mitarbeitenden können gehören:
Steuer-, Zoll- und Verbrauchsteuerbehörden
Aufsichtsbehörden und andere Berufsverbände
Börsen- und Zulassungsbehörden
Öffentliche Register der Geschäftsführer und Beteiligungen
Anbieter von Identitätsprüfungsdiensten
Gerichte, Polizei und Strafverfolgungsbehörden
Ministerien und Behörden
Wirtschaftsprüfer und Fachberater (einschließlich Berufshaftpflichtversicherer und -berater)
 
Wir versichern Ihnen, dass wir alle angemessenen Anstrengungen unternehmen werden, um nur die im entsprechenden Fall erforderlichen personenbezogenen Daten offenzulegen.
 
IIX. DIENSTLEISTER
 
Dritte, die Dienstleistungen für ANTALIS erbringen, werden als "Subunternehmer" bezeichnet. ANTALIS wird Verträge mit Subunternehmern abschließen, die den Anforderungen der einschlägigen Datenschutzgesetze entsprechen. Subunternehmer/Unterauftragnehmer sind verpflichtet, geeignete Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten zu ergreifen und dürfen keine anderen als die von ANTALIS angewiesenen personenbezogenen Daten verwenden.
 
Subunternehmer/Unterauftragnehmer, die im Auftrag von ANTALIS personenbezogene Daten verarbeiten, können sich in Europa oder anderen Ländern der Welt befinden. ANTALIS stellt sicher, dass diese Subunternehmer/Unterauftragnehmer alle anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen für die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Landes, in dem sie ursprünglich erfasst wurden, einhalten. Für Daten, die im Europäischen Wirtschaftsraum erhoben werden oder die sich auf Datensubjekte im EWR beziehen, wird ANTALIS Subunternehmer/Unterauftragnehmer verpflichten, die Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer gemäß den geltenden europäischen Datenschutzgesetzen erfüllen.
 
IX. HALTEN SIE IHRE INFORMATIONEN AUF DEM NEUSTEN STAND
 
Offene Kommunikation ist ein Muss, wenn wir erfolgreich sein wollen, weshalb wir alles daran setzen, die Richtigkeit und Vollständigkeit der von uns gespeicherten persönlichen Daten zu erhalten. Wir sind auch in der Lage, die persönlichen Daten zu überprüfen und zu korrigieren, falls zutreffend. Alles, was Sie tun müssen, ist eine Kontaktaufnahme mit der Personalabteilung. Um sicherzustellen, dass wir die aktuellsten Informationen über Sie haben, ist es wichtig, dass Sie uns über Aktualisierungen Ihrer Kontaktdaten oder anderer persönlicher Informationen informieren.

X. IHRE RECHTE

Wir verpflichten uns, Ihre Rechte zu respektieren und dafür einzustehen, dass diese respektiert werden. Wir informieren Sie darüber, dass Sie die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre persönlichen Daten haben:
Zugriff auf die persönlichen Informationen über Sie bei ANTALIS zuzugreifen;
Anpassung/Korrektur Ihrer persönlichen Daten, z.B. wenn sie unvollständig oder falsch sind;
unter bestimmten Umständen und vorbehaltlich des anwendbaren Rechts Einschränkung oder Ablehnung der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten oder Löschung Ihrer persönlichen Daten;
unter bestimmten Umständen und vorbehaltlich des geltenden Rechts das Recht, eine Kopie der persönlichen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format (bekannt als "Datenübertragbarkeit") zu erhalten;
Widerruf Ihrer Einwilligung wenn Sie uns freiwillig personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt haben oder anderweitig in unsere Nutzung eingewilligt haben;
das Recht, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden (siehe weiter unten).
 
Was passiert, wenn Sie unter 16 Jahre alt sind?
 
Wenn Sie unter 16 Jahre alt bzw. in Ihrem Land nicht volljährig sind, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die Erlaubnis Ihrer Eltern/Ihres gesetzlichen Vertreters haben, bevor Sie uns persönliche Daten über Sie mitteilen. Minderjährige unter 16 Jahren und andere Personen, die nicht volljährig sind, dürfen uns ihre persönlichen Daten nicht ohne diese Genehmigung zur Verfügung stellen.
 
Beschwerderecht
 
Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind oder wenn Sie glauben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht gesetzeskonform verarbeiten, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde Ihres Landes einreichen.
 
Änderungen dieser Erklärung
 
Diese Datenschutzerklärung wurde im Mai 2018 aktualisiert. Wir können von Zeit zu Zeit Änderungen vornehmen oder sie bei Bedarf ändern, um die geltenden Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Vielleicht möchten Sie diese noch einmal ad hoc überprüfen. Jegliche Änderungen der Datenschutzbestimmungen gelten ab dem Datum der Veröffentlichung auf unseren Websites.
 
Anfrage
 
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie den Inhalt dieser Datenschutzerklärung gut verstanden haben. Sollten Sie Fragen dazu haben oder Ihre Rechte geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an uns, indem Sie eine Anfrage an folgende E-Mail Adresse senden: dataprotection-HRHQ@Antalis.com.
 
 
DANKE!